Φανταστείτε ένα σενάριο όπου ο ηγέτης του οργανισμού σας έχει παραιτηθεί χωρίς προειδοποίηση και κανείς δεν είναι έτοιμος να πάρει τη θέση του. Ή παρόμοια κατάσταση: μια εταιρεία βρίσκεται σε απώλεια όταν ένας ιδιοκτήτης που κράτησε την τεχνογνωσία της ηγεσίας εξ ολοκλήρου στον εαυτό του τελειώνει στο νοσοκομείο απροσδόκητα για αρκετούς μήνες.
Αυτά είναι μόνο δύο παραδείγματα γιατί ο σχεδιασμός διαδοχής είναι απαραίτητος για κάθε οργανισμό μεγέθους. Και είναι και τα δύο παραδείγματα ότι Τζέβον Πάουελένας οργανωτικός ψυχολόγος και πρόεδρος, ιδιοκτήτης και ανώτερος σύμβουλος της εταιρείας Scontrino Powell με έδρα το Σιάτλ, έχει δει τα σχεδόν 30 χρόνια του στην επιχείρηση.
Στο πρώτο σενάριο, ο Πάουελ λέει: “Η οργάνωση πιάστηκε κάπως με επίπεδη βία, έπρεπε να πάνε σε έναν προσωρινό ή προσωρινό πρόεδρο. Στο δεύτερο σενάριο, λέει, η “οργάνωση του ηγέτη σχεδόν κατέρρευσε στην απουσία του, επειδή κανείς δεν μπορούσε να αναλάβει τη δουλειά του”.
“Ο αποτελεσματικός, συνεπής σχεδιασμός διαδοχής βοηθά στην πρόληψη σημαντικών κενών στην ηγεσία, οπότε αν κάποιος φύγει απροσδόκητα, ξέρουμε τι να κάνουμε”, λέει ο Powell. Ο σχεδιασμός διαδοχής είναι η διαδικασία εντοπισμού των βασικών θέσεων σε έναν οργανισμό και η καλλιέργεια ενός αγωγού ταλέντων για να καλύψει ενδεχομένως αυτές τις θέσεις καθώς προκύπτει η ανάγκη.
Όπως υποδεικνύουν τα παραπάνω σενάρια, ο σχεδιασμός διαδοχής βοηθά τις εταιρείες να αποφεύγουν τα κενά στις επιχειρηματικές δραστηριότητες, στην απώλεια θεσμικών γνώσεων ή στις άσκοπα ανώμαλες μεταβάσεις ηγεσίας. Περιλαμβάνει τους υπαλλήλους και προσθέτει αξία στους οργανισμούς.
“Υπάρχει πολλή έρευνα που υπογραμμίζει τη σημασία του σχεδιασμού διαδοχής”, λέει ο Powell. “Υπάρχει λιγότερη συνεπής έρευνα γύρω από τα εργαλεία που θα είναι τα πιο χρήσιμα ή τα πιο αποτελεσματικά, αλλά σίγουρα … μια από τις πρωταρχικές ευθύνες της διοίκησης είναι να διασφαλιστεί ότι θα διαθέτουν ένα σχέδιο διαδοχής”. Πώς λοιπόν ένας οργανισμός το κάνει αυτό;
Συνεπής διαδικασία
Μια βασική πτυχή του σχεδιασμού διαδοχής, σύμφωνα με τον Powell, είναι ότι είναι μια “συνεπής, πειθαρχημένη, εστιασμένη” προσπάθεια. “Κάποιος δεν δημιουργεί μόνο ένα σχέδιο διαδοχής”, σημειώνει ο Powell. “Κάποιος δημιουργεί μια διαδικασία. Και τότε η διαδικασία λειτουργεί συνεχώς.” Οι ζωές των ανθρώπων αλλάζουν, οι εργαζόμενοι αλλάζουν και οι επιχειρήσεις εξελίσσονται, οπότε ένα σχέδιο διαδοχής που πάντα βουίζει μαζί θα είναι πιο εύκαμπτο στην προσαρμογή των αναγκών στελέχωσης αυτή τη στιγμή.
Για παράδειγμα, ο Powell περιγράφει τη συνεργασία με έναν μεγάλο ηλεκτρικό εργολάβο, του οποίου η πειθαρχία για τον σχεδιασμό διαδοχής είχε ως αποτέλεσμα να είναι σε θέση να αξιοποιήσει γρήγορα τους ανθρώπους μέσα στην οργάνωσή τους για να οδηγήσουν μια νέα εταιρεία που αγόρασαν. “Θα μπορούσαν να κινηθούν γρήγορα και να ανταποκριθούν στα πράγματα γρήγορα επειδή είχαν συνειδητοποίηση του ταλέντου που είχαν μέσα στην οργάνωσή τους και πώς θα μπορούσαν να επανατοποθετήσουν αυτό το ταλέντο”.
Ο Powell προτείνει τη διοίκηση να δημιουργεί ένα σύστημα σχεδιασμού διαδοχής “όσο το δυνατόν νωρίτερα στη ζωή ενός οργανισμού”. Το σύστημα αυτό είναι διπλό: αξιολογεί τις ανάγκες της εταιρείας και αξιολογεί τους υπαλλήλους ενάντια στις ανάγκες αυτές. Και το κάνει αυτό με συνεχή τρόπο, βασιζόμενοι σε εργαλεία για την παραγωγή πληροφοριών τόσο για τις δύο ανάγκες – πώς οι εργαζόμενοι εκτελούν, τι είναι καλύτερο γι ‘αυτούς, τι χρειάζεται ο οργανισμός και πώς μπορούν να ικανοποιηθούν καλύτερα αυτές οι ανάγκες.
Τα εργαλεία μπορεί να ποικίλουν. Η Powell επισημαίνει διάφορα συστήματα διαχείρισης και αναθεώρησης απόδοσης που θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν οι εταιρείες, όπως τριμηνιαία στρογγυλά τραπέζια ανάπτυξης ταλέντων, αναθεωρήσεις 360 μοιρών, μοντέλα 9 κιβωτίων ή συστήματα κόκκινου-κίτρινου-πράσινου. Ο ΥΕ οδηγεί συχνά τον προγραμματισμό διαδοχής, φέρνοντας τους ανθρώπους να συμμετέχουν στη διαδικασία ανάλογα με τη λειτουργία και το επίπεδο των ρόλων που πρέπει να συμπληρωθούν μέσα στον οργανισμό. Ο Powell λέει ότι τα συγκεκριμένα εργαλεία ή συστήματα έχουν σημασία λιγότερο από την “πειθαρχία και τη συνέπεια της εστίασης”.
Ωφελείται
Ο σχεδιασμός διαδοχής μπορεί να έχει σημαντικά οφέλη για έναν οργανισμό, να αποτρέψει τα κενά της ηγεσίας στη διατήρηση της θεσμικής γνώσης στην ανάπτυξη των εργαζομένων με τρόπους που βελτιώνουν τόσο το ηθικό όσο και να αποδώσουν αξία στον οργανισμό.
Ο Powell επισημαίνει την ετήσια έρευνα αφοσίωσης των εργαζομένων της Gallup, η οποία δείχνει ότι ένας κορυφαίος δείκτης της εμπλοκής και της διατήρησης των εργαζομένων είναι η προσοχή που δίνεται στην επαγγελματική ανάπτυξη. “Αυτό είναι για το πρόσωπο που επικεντρώνεται, όπως μπορείτε να πάρετε. Φυσικά, είναι επίσης καλό για την εταιρεία …” λέει ο Powell. “Είναι δύο πλευρές του ίδιου νομίσματος και πρέπει να δώσουμε προσοχή και στις δύο πλευρές”.
Για το σκοπό αυτό, η «διαφάνεια και προβλεψιμότητα είναι και τα δύο πολύ σημαντικά συστατικά του σχεδιασμού διαδοχής», σύμφωνα με τον Powell. “Οι εργαζόμενοι θέλουν να γνωρίζουν ότι θα μπορούσαν να θεωρηθούν για κάτι και τους αρέσει να γνωρίζουν ότι όχι μόνο θα μπορούσαν να θεωρηθούν για μια πρόοδο, αλλά τους αρέσει να γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν για να φτάσουν εκεί”, προσθέτει.
“Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πράγματα όπως η κατάρτιση, η προπόνηση, οι εναλλακτικές εργασίες εργασίας, οι επιτροπές ειδικών έργων.
Αυτό ισχύει εξίσου σε μικρότερους οργανισμούς όπου οι θέσεις διαχείρισης είναι λίγες και οι περισσότεροι υπάλληλοι δεν έχουν την ευκαιρία να κινηθούν προς τα πάνω. “Θέλουμε ακόμα να διασφαλίσουμε ότι βοηθάμε τους ανθρώπους, τους εργαζόμενους να αναπτυχθούν και να αναπτυχθούν με τους τρόπους που θέλουν να αναπτυχθούν και να αναπτυχθούν και ότι το κάνουν και με τρόπους που ωφελούν την οργάνωση”, προτείνει ο Powell.
Η τοποθέτηση αναπτυξιακών σχεδίων για κάθε εργαζόμενο είναι επωφελής για όλους. “Μπορούμε να εντοπίσουμε κάποιον μέσω του σχεδιασμού διαδοχής που είναι υψηλόβαθμος υπάλληλος. Και έτσι, αυτό που μπορεί να θέλουμε να κάνουμε είναι να διερευνήσουμε πράγματα όπως ο εμπλουτισμός της εργασίας, ώστε να τους διδάσκουμε πρόσθετες δεξιότητες που μπορούν να εμπλουτίσουν ή να διευρύνουν τη θέση ή το έργο που κάνουν”. Ταυτόχρονα, αυτό διευρύνει την αξία τους στον οργανισμό.
Κινδύνους
Ο σχεδιασμός διαδοχής δεν είναι χωρίς τις προκλήσεις του και ακόμη και κινδύνους. “Ένας από τους κύριους κινδύνους που βλέπω με τους οργανισμούς είναι ότι δεν είναι σκόπιμοι για τον σχεδιασμό διαδοχής”, λέει ο Powell.
“Πολύ συχνά βλέπω οργανισμούς που είναι πραγματικά τυχαία γι ‘αυτό, και θα το κάνουν κάθε δύο χρόνια και μόνο επειδή κάποιος λέει:” Ω, το κορίτσι μου, ο Phil πρόκειται να αποσυρθεί το επόμενο έτος και δεν ξέρουμε ποιος θα τον αντικαταστήσει “. Ξαφνικά, κάνουμε ξανά προγραμματισμό διαδοχής. “
Ο επιτυχημένος σχεδιασμός διαδοχής είναι μια συνεχής διαδικασία που απαιτεί συνέπεια. Απαιτεί επίσης ότι οι οργανισμοί διαθέτουν ισχυρά συστήματα διαχείρισης απόδοσης. “Το σύστημα διαχείρισης επιδόσεων βοηθά τον οργανισμό να αξιολογήσει τον τρόπο με τον οποίο κάνουν οι εργαζόμενοι και μας δίνει αξιόπιστα δεδομένα για να καθορίσουμε εάν πληρούν τις προσδοκίες ή δεν ανταποκρίνονται στις προσδοκίες αυτές”.
“Ένας από τους κύριους κινδύνους που βλέπω ότι οι εταιρείες πέφτουν είναι ο σχεδιασμός διαδοχής μπορεί να μοιάζει σαν να παίζουν αγαπημένα”, προσθέτει ο Powell. “Αυτό είναι όπου το κομμάτι διαφάνειας είναι πραγματικά σημαντικό, οπότε, εάν μια εταιρεία συγκεντρώσει μια διαδικασία σχεδιασμού διαδοχής, την οποία πρέπει, θα πρέπει να είναι σαφές ποια είναι αυτή η διαδικασία: πόσο συχνά η ομάδα πρόκειται να ανταποκριθεί, πώς θα αξιολογήσουν την απόδοση των εργαζομένων, πώς θα εξετάσουν τις ευκαιρίες προόδου.
Ενώ ο Powell λέει ότι το κόστος “δεν είναι ένας τεράστιος παράγοντας στον προγραμματισμό διαδοχής, επειδή δεν χρειάζεται να πάρει τόσο πολύ χρόνο ή χρήματα για να το κάνει σωστά”, απαιτεί buy-in από τα μέλη της ομάδας. “Ένας άλλος κίνδυνος προέρχεται από διαχειριστές, μερικοί από τους οποίους θα μπορούσαν να πουν,” Είμαι πολύ απασχολημένος για να κάνω αυτή την ανοησία. Έχω άλλα, πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να κάνω “. Αν πραγματικά πιστεύουν πραγματικά ότι, νομίζω ότι αυτοί οι διευθυντές θα πρέπει πιθανώς να πάνε σε έναν άλλο οργανισμό. “
Τέλος, ο Powell αναφέρει ότι η προσφορά των εργαζομένων πιθανότητας στην κατάρτιση για θέσεις διαχείρισης δεν θα πρέπει απλώς να οδηγήσει σε “προσθήκη μιας δέσμης υλικών στο ήδη πολύ πλήρες πιάτο … σε αυτή την περίπτωση, αυτό δεν είναι πραγματικά διαδοχικός σχεδιασμός.
Συνολικά, ο Powell λέει ότι τα οφέλη του σχεδιασμού διαδοχής “δραματικά” ξεπερνούν τους κινδύνους.
Αυτό το άρθρο εμφανίστηκε αρχικά στο τεύχος Ιουλίου της επιτυχίας+ ψηφιακό περιοδικό. Φωτογραφία από τον Peerayut Chan/Shutterstock
